Бизнес экономия на офисах
Речь пойдет сейчас не о недвижимости, а об удаленной работе. «Forbes» нашел ещё несколько причин для переноса бизнеса в виртуальный офис.
Кроме экономии для владельцев бизнеса и того, что сотрудникам не нужно будет ходить на работу (что совсем не означает, что им не нужно будет работать), журнал предлагает пять сервисов для удаленной работы.
Но, для начала, приведем пример эффективной компании, которая уже работает по такому принципу.
Офис компании Sterno.ru, которая занимается разработкой и поддержкой сайтов, теперь все чаще пустует и вовсе не из-за кризиса. Проектов много, работа кипит 24 часа — и здесь, в центре города, и во втором офисе, в Пекине, и всюду, где в данный момент находятся сотрудники. На этой неделе, например, директор фирмы работает из Петербурга, дизайнер — из Хорватии, менеджер — из-за пробок — из кафе возле дома. На работе разница в географии никак не сказывается — просто теперь все происходит в онлайн-режиме: рабочие группы «встречаются» в интернет-форуме, там же согласуют документы, а в случае необходимости сотрудники общаются в чате или через Skype.
То, что компания связанная с интернетом решила перенести рабочий процесс в виртуальное пространство — не означает, что новый подход к организации труда применим только в этой сфере. Не важно что вы делаете: издаете книги, продаете обувь, или занимаетесь поставкой автомобилей. Важно, что традиционные представления об обустройстве офиса устарели. Закупать дорогостоящие программы и серверное оборудование, содержать солидный штат IT-специалистов — больше не обязательно. Вместо этого, можно воспользоваться современными интернет-решениями. Они же избавят вас от головной боли в виде настройки технологий.
Правда, совсем отказаться от офиса и от инвестиций в IT пока не получается: в случае активного использования онлайн-сервисов вам придется позаботиться о резервном доступе в интернет из офиса (то есть обеспечить несколько интернет-каналов). Да и бухгалтерскую информацию хранить в интернете готовы далеко не все. Но сэкономить на создании инфраструктуры и на ее поддержке новые технологии вам, безусловно, помогут.
Вот пять сервисов, которые будут полезны для небольших компаний.
1. Многие предприниматели уже используют веб-сервис Google Apps для корпоративной почты, офисных приложений, совместной работы с файлами и календарем. В Google Apps удобно управлять правами доступа, то есть открытостью документа: любой файл можно сделать полностью открытым через интернет, а можно ограничить доступ по списку людей (всем сотрудникам, какой-то группе или же только автору). Правда есть и отрицательные стороны: нет интернета – нет работы, более 50 сотрудников уже придётся оплачивать сервис и данные не так хорошо озраняются как хотелось бы.
2. Управление задачами и проектами. Денис Митрофанов, руководитель проекта qTrack, предлагающего систему управления проектами в режиме онлайн-сервиса, говорит, что при всем обилии предложений, обычно компании не хотят или не умеют пользоваться подобными системами. Между тем, они действительно облегчают жизнь. Любой проект, будь то печать визиток или разработка сложной технологической платформы, представляет собой последовательность задач, у каждой из которых есть исполнитель и заказчик. Выполнение проекта означает исполнение последовательности требований. трекер систематизирует всю информацию о важнейших процессах в компании и позволяет эффективно добиваться поставленной цели. Для использования «офисного стандарта» управления проектами Microsoft Project придется купить лицензию на каждого сотрудника ($ 35), но с задачами управления эта платформа не всегда справляется. Стоит, qTrack, например, в базовой версии можно попробовать бесплатно, а цены на корпоративную редакцию начинаются от 350 руб. в месяц (за пять проектов). Безлимитный пакет обойдется в 3 000 руб. в месяц. Количество пользователей в любой редакции неограниченно.
3. Система управления взаимоотношений с клиентами. Собрав всю информацию о клиентах в одной интеллектуальной системе, можно значительно увеличить эффективность продаж. База знаний о клиентах, например, может сама отслеживать все обращения лояльного покупателя, напоминать продавцу о его дне рождения и т.д. В отличие от классических громоздких решений CRM как веб-сервис можно внедрить быстро (по словам Максима Вотякова, управляющего партнера CT Consulting, минимальный пакет разработки для быстрого старта небольших предприятий можно завершить за пять дней) и быстро получить отдачу от инвестиций. Из недостатков – достаточно высокая цена.
4. IP-телефония и видеоконференции. Экономить на звонках за границу, в другие города и на сотовые телефоны позволяет услуга IP-телефонии. По словам Ирины Новожиловой, руководителя группы аналитического маркетинга РТКОММ, оператора самой разветвленной в России IP-сети, сейчас при создании офиса можно обойтись вообще без установки стандартной офисной АТС. Однако при желании интернет-телефонию можно комбинировать с классической связью. Дополнительная выгода от использования IP-телефонии заключается в том, что такая платформа поддерживает все современные телефонные сервисы, которыми легко управлять самостоятельно. Поэтому можно настроить получение факса на электронную почту, а также использовать домашний телефон как офисный по вечерам. Не получиться сэкономить на системном администраторе.
5. Полностью виртуальный хостинг решает проблему закупки серверов и позволяет экономить на зарплате системному администратору. Из преимуществ: нет потери репутации из-за неработающего ресурса (он работает круглые сутки), оплата производится только за реально предоставленную услугу.
Я думаю, благодаря развитию технологий, уже сейчас многие могут работать и путешествовать. Или жить и работать в местах своей мечты – абсолютно в разных точках мира.
